Studiu Microsoft: sedințele ineficiente, principalul factor care scade productivitatea la locul de muncă - Târgul de Cariere

Cu toții avem momente în care observăm că nivelul productivității noastre scade la locul de muncă sub influența a diverși factori. De-a lungul timpului, au fost efectuate numeroase studii referitoare la productivitatea de la job și la elementele care o influențează. Cel mai recent studiu legat de acest subiect a fost realizat de Microsoft, iar rezultatul este unul neașteptat pentru mulți. Conform datelor colectate de echipa Microsoft, principalul factor care scade productivitatea la job îl reprezintă ședințele ineficiente sau inutile, cum ar spune unii :).

Datele studiului

Studiul a fost realizat pe un eșantion de 31 000 de angajați din 31 de țări, în perioada 1 februarie – 14 martie 2023. Printre cele mai relevante date extrase din studiu se numără:

Top 5 factori care scad nivelul de productivitate la locul de muncă

ședințe ineficiente
absența unor obiective clare
prea multe ședințe
lipsa de inspirație
dificultăți în a găsi informații utile

Comparativ cu februarie 2020, angajații participă săptămânal la de trei ori mai multe ședințe Microsoft Teams, înregistrându-se o creștere cu 192% în trei ani.
Cei mai mulți utilizatori Microsoft Teams petrec aproape 8 ore, sau chiar o zi întreagă de muncă, în fiecare săptămână, numai în întâlniri online.
68% dintre respondenți au afirmat că nu au suficient timp de concentrare neîntreruptă pe parcursul unei zile de lucru, iar ședințele constituie principalul factor disturbator.
58% dintre persoanele chestionate au transmis că este dificil să facă brainstorming într-o ședință virtuală.
55% dintre respondenți susțin că nu înțeleg exact care sunt etapele care urmează după ședința la care au participat.
56% dintre cei care au oferit răspunsuri în cadrul chestionarului spun că este dificil de sintetizat ce s-a întâmplat pe parcursul ședinței.

Principalele efecte negative pe care le pot avea ședințele ineficiente și prea dese

Munca de la distanță din timpul pandemiei și procesul de adaptare și readaptare care a urmat, a redus oportunitățile de întâlniri spontane la birou și a avut ca rezultat o creștere a numărului de ședințe, mai ales a celor online. Chiar dacă scopul acestora este de a facilita munca angajaților și de a le oferi acces rapid la informații relevante, este esențial ca acestea să fie gândite și organizate într-un mod eficient și doar atunci când este nevoie, în caz contrar pot apărea o serie de efecte negative, precum:

scăderea productivității la locul de muncă;
prelungirea ciclurilor de acțiune și decizie;
diminuarea nivelului de implicare a angajaților în activitățile lor;
întreruperea procesului de lucru;
diminuarea responsabilității angajaților;
scurtarea timpului de lucru al angajaților;
unele persoane sunt invitate să ia parte la ședințe când, de fapt, nu este nevoie de prezența lor, iar în acest interval ar putea să își continue activitatea, fără întreruperi.

Cum pot evita angajatorii ca ședințele să afecteze productivitatea la locul de muncă

Recent, managerul general al Microsoft 365, Colette Stallbaumer, afirma că „Liderii de afaceri ar trebui să dea tonul și să stabilească așteptări clare în ceea ce privește modul în care se desfășoară ședințele. Acestea ar trebui să fie folosite pentru a spori bunăstarea și productivitatea angajaților, nu pentru a-i epuiza”. Plecând de la îndemnul acesteia, cel mai probabil, companiile vor începe sau vor continua – după caz – să elaboreze strategii prin care să evite ca ședințele să afecteze productivitatea angajaților. Printre strategiile care ar putea fi implementate se numără:

Definește scopul ședinței;
Elaborează și distribuie din timp o agendă a ședinței;
Stabilește clar intervalul de timp în care se va derula ședința și încearcă să te încadrezi în intervalul respectiv;
Asigură-te că ședințele sunt cât mai scurte și mai concise posibil;
Planifică ședințe doar atunci când este necesar;
Limitează pe cât posibil numărul de participanți și invită doar persoanele de a căror prezență este nevoie;
Invită participanții să ofere feedback și încurajează-i să pună întrebări când lucrurile nu sunt clare;
Încheie ședința cu o recapitulare a discuției și asigură-te că toți participanții știu ce urmează și care sunt sarcinile lor;
După încheierea ședinței, trimite tuturor participanților o recapitulare a ceea ce s-a discutat și punctele de acțiune menționate.

O lume fără ședințe

Tu ți-ai imaginat vreodată cum ar arăta o lume fără ședințe?! De la imaginație la practică au trecut cei de la TechSmith, o companie de software cu sediul în East Lansing, Michigan. Timp de o lună, au renunțat complet la ședințe și, în schimb, s-au bazat pe metode de comunicare asincronă, precum Slack, Trello și e-mail pentru a lucra în cadrul echipelor.

Cu un calendar fără ședințe, angajații au raportat o creștere de 15% a nivelului de productivitate, iar 85% dintre ei au declarat că ar lua în considerare înlocuirea ședințelor cu mijloace de comunicare asincronă. Comunicarea asincronă este orice tip de comunicare în care o persoană transmite informații, iar apoi există un anumit interval de timp până când destinatarii primesc informațiile și oferă răspunsuri.

Productivitatea angajaților este esențială pentru succesul oricărei companii. Luând în considerare cele expuse în rândurile de mai sus, ședințele pot crește nivelul de productivitate sau îl pot scădea, depinde de modul în care sunt gândite și organizate. Ședințele ineficiente riscă nu numai să coste compania ca timp și rezultate financiare, ci și să afecteze moralul angajaților la locul de muncă. Ședințele eficiente, axate pe obiecte clar stabilite, în schimb, reduc aceste riscuri, încurajând colaborarea, creativitatea și inovarea la nivelul întregii companii.

Surse:

https://www.cnbc.com/2023/05/09/the-no-1-workplace-distraction-that-kills-productivity-according-to-microsoft.html#:~:text=In%20fact%2C%20inefficient%20meetings%20are,between%20February%20and%20March%202023

https://www.ctvnews.ca/business/productivity-killer-this-workplace-distraction-ranked-worst-by-microsoft-1.6396365

https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/will-ai-fix-work