Categorii
Sfaturi

Studiu Microsoft: sedințele ineficiente, principalul factor care scade productivitatea la locul de muncă

Cu toții avem momente în care observăm că nivelul productivității noastre scade la locul de muncă sub influența a diverși factori. De-a lungul timpului, au fost efectuate numeroase studii referitoare la productivitatea de la job și la elementele care o influențează. Cel mai recent studiu legat de acest subiect a fost realizat de Microsoft, iar rezultatul este unul neașteptat pentru mulți. Conform datelor colectate de echipa Microsoft, principalul factor care scade productivitatea la job îl reprezintă ședințele ineficiente sau inutile, cum ar spune unii :).

Datele studiului

Studiul a fost realizat pe un eșantion de 31 000 de angajați din 31 de țări, în perioada 1 februarie – 14 martie 2023. Printre cele mai relevante date extrase din studiu se numără:

 Top 5 factori care scad nivelul de productivitate la locul de muncă

  • ședințe ineficiente
  • absența unor obiective clare
  • prea multe ședințe
  • lipsa de inspirație
  • dificultăți în a găsi informații utile
  • Comparativ cu februarie 2020, angajații participă săptămânal la de trei ori mai multe ședințe Microsoft Teams, înregistrându-se o creștere cu 192% în trei ani.
  • Cei mai mulți utilizatori Microsoft Teams petrec aproape 8 ore, sau chiar o zi întreagă de muncă, în fiecare săptămână, numai în întâlniri online.
  • 68% dintre respondenți au afirmat că nu au suficient timp de concentrare neîntreruptă pe parcursul unei zile de lucru, iar ședințele constituie principalul factor disturbator.
  • 58% dintre persoanele chestionate au transmis că este dificil să facă brainstorming într-o ședință virtuală.
  • 55% dintre respondenți susțin că nu înțeleg exact care sunt etapele care urmează după ședința la care au participat.
  • 56% dintre cei care au oferit răspunsuri în cadrul chestionarului spun că este dificil de sintetizat ce s-a întâmplat pe parcursul ședinței.

Principalele efecte negative pe care le pot avea ședințele ineficiente și prea dese

Munca de la distanță din timpul pandemiei și procesul de adaptare și readaptare care a urmat, a redus oportunitățile de întâlniri spontane la birou și a avut ca rezultat o creștere a numărului de ședințe, mai ales a celor online. Chiar dacă scopul acestora este de a facilita munca angajaților și de a le oferi acces rapid la informații relevante, este esențial ca acestea să fie gândite și organizate într-un mod eficient și doar atunci când este nevoie, în caz contrar pot apărea o serie de efecte negative, precum:

  • scăderea productivității la locul de muncă;
  • prelungirea ciclurilor de acțiune și decizie;
  • diminuarea nivelului de implicare a angajaților în activitățile lor;
  • întreruperea procesului de lucru;
  • diminuarea responsabilității angajaților;
  • scurtarea timpului de lucru al angajaților;
  • unele persoane sunt invitate să ia parte la ședințe când, de fapt, nu este nevoie de prezența lor, iar în acest interval ar putea să își continue activitatea, fără întreruperi.

Cum pot evita angajatorii ca ședințele să afecteze productivitatea la locul de muncă

Recent, managerul general al Microsoft 365, Colette Stallbaumer, afirma că „Liderii de afaceri ar trebui să dea tonul și să stabilească așteptări clare în ceea ce privește modul în care se desfășoară ședințele. Acestea ar trebui să fie folosite pentru a spori bunăstarea și productivitatea angajaților, nu pentru a-i epuiza”. Plecând de la îndemnul acesteia, cel mai probabil, companiile vor începe sau vor continua – după caz – să elaboreze strategii prin care să evite ca ședințele să afecteze productivitatea angajaților. Printre strategiile care ar putea fi implementate se numără:

  • Definește scopul ședinței;
  • Elaborează și distribuie din timp o agendă a ședinței;
  • Stabilește clar intervalul de timp în care se va derula ședința și încearcă să te încadrezi în intervalul respectiv;
  • Asigură-te că ședințele sunt cât mai scurte și mai concise posibil;
  • Planifică ședințe doar atunci când este necesar;
  • Limitează pe cât posibil numărul de participanți și invită doar persoanele de a căror prezență este nevoie;
  • Invită participanții să ofere feedback și încurajează-i să pună întrebări când lucrurile nu sunt clare;
  • Încheie ședința cu o recapitulare a discuției și asigură-te că toți participanții știu ce urmează și care sunt sarcinile lor;
  • După încheierea ședinței, trimite tuturor participanților o recapitulare a ceea ce s-a discutat și punctele de acțiune menționate.

O lume fără ședințe

Tu ți-ai imaginat vreodată cum ar arăta o lume fără ședințe?! De la imaginație la practică au trecut cei de la TechSmith, o companie de software cu sediul în East Lansing, Michigan. Timp de o lună, au renunțat complet la ședințe și, în schimb, s-au bazat pe metode de comunicare asincronă, precum Slack, Trello și e-mail pentru a lucra în cadrul echipelor. 

Cu un calendar fără ședințe, angajații au raportat o creștere de 15% a nivelului de productivitate, iar 85% dintre ei au declarat că ar lua în considerare înlocuirea ședințelor cu mijloace de comunicare asincronă. Comunicarea asincronă este orice tip de comunicare în care o persoană transmite informații, iar apoi există un anumit interval de timp până când destinatarii primesc informațiile și oferă răspunsuri.

Productivitatea angajaților este esențială pentru succesul oricărei companii. Luând în considerare cele expuse în rândurile de mai sus, ședințele pot crește nivelul de productivitate sau îl pot scădea, depinde de modul în care sunt gândite și organizate. Ședințele ineficiente riscă nu numai să coste compania ca timp și rezultate financiare, ci și să afecteze moralul angajaților la locul de muncă. Ședințele eficiente, axate pe obiecte clar stabilite, în schimb, reduc aceste riscuri, încurajând colaborarea, creativitatea și inovarea la nivelul întregii companii.

Surse:

https://www.cnbc.com/2023/05/09/the-no-1-workplace-distraction-that-kills-productivity-according-to-microsoft.html#:~:text=In%20fact%2C%20inefficient%20meetings%20are,between%20February%20and%20March%202023

https://www.ctvnews.ca/business/productivity-killer-this-workplace-distraction-ranked-worst-by-microsoft-1.6396365

https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/will-ai-fix-work

https://www.business.com/articles/better-meeting-productivity/

https://usandco.com/10-ways-to-increase-meeting-productivity/

https://www.skillcast.com/blog/best-practices-productive-meetings

https://www.ringcentral.com/us/en/blog/virtual-meeting-fatigue/

https://www.forbes.com/sites/georgedeeb/2022/08/03/too-many-meetings-suffocate-morale–productivity/?sh=5d0b6b4c133chttps://www.thehrdigest.com/excessive-cost-ineffective-meetings/

Categorii
Sfaturi

Interviurile #ILoveMyJob – Lucian Moldovan – Madd Electronics Group

 “Tendințele arată că viitorul ne preconizează o conectare tot mai accelerată cu tehnologia.”

Am stat de vorbă cu Lucian Moldovan, manager la Madd Electronics Group despre cum anume s-a schimbat piața IT din România în ultimii ani. Cu un istoric de 15 ani de activitate la Madd, Lucian Moldovan ne-a dat detalii despre profilul  firmei, dar și despre perspectivele acesteia pentru viitor. Firma Madd Electronics Group distribuie produse Dell pe piața IT din Romania din anul 2002, iar din 2010 a devenit Dell registered partner și Microsoft Refurbisher partener pentru România.

Madd Electronics Group distribuie produse Dell pe piața IT din România din anul 2002. Cum a evoluat piața IT în ultimii ani?

Mai presus de orice, piața IT este una foarte dinamică, unde apar produse și servicii noi cu o viteză uluitoare. Din 2002 și până astăzi lucrurile s-au schimbat atât de mult încât, dacă te uiți în urmă, ți se pare ireal. Începutul anilor 2000 a fost chiar momentul în care a început piața din România să prindă avânt. În acea perioadă găseai un PC la câteva familii, dar lucrurile s-au schimbat de atunci mult și acum toți ținem mici calculatoare, mult mai performante decât atunci, în buzunar în fiecare zi. Dacă vorbim de piața de IT în 2018, viteza de rulare a produselor este uluitoare, apar produse noi la fiecare jumătate de an. Clienții sunt mult mai atenți la ce cumpără și înțeleg cum funcționează fiecare componentă, fapt care ne încântă pentru că acum ne putem împărtăși pasiunea cu alții fără bariere. Pe scurt, o piață dinamică, unde se cere calitate și unde lupta pentru a scoate cel mai bun produs este acerbă.

Dar compania?

Cu o piață în continuă mișcare și noi a trebuit să ne adaptăm pentru a ne putea păstra competitivi. Pasiunea pentru tehnologie a rămas în 2018 la fel ca în 2002 și ne ajută să ne dezvoltăm continuu și să fim mereu la curent cu domeniul.

Cum anume credeți că ați devenit atât de populari pe piața IT?

Cel mai important atu al nostru a fost că mereu am considerat clientul ca fiind cea mai importantă parte a afacerii. De aceea am și adoptat o tactică bazată pe mobilitatea și viteza cash flow-ului de așa natură încât să avem mereu capacitatea de a satisface orice cerere, oricât de mare. Am susținut mereu un stoc divers și constant, de așa natură încât să fim mereu pregătiți pentru orice. În plus precum spuneam anterior, ne-am dezvoltat mereu și am adus servicii și produse noi. De exemplu, avem un service dotat cu cele mai noi tehnologii, iar parteneriatul cu Microsoft ne permite să punem la dispoziția clienților licențe Windows 10 Refurbished.

Legat de parteneriatul cu Microsoft Refurbisher. Cum anume a schimbat acest lucru activitatea voastră?

Facem parte din programul Microsoft Authorized Refurbished cunoscut ca MAR, ceea ce ne permite ca pe toate echipamentele refurbished comercializate de noi să instalăm licențe Windows 10. Este un proiect care ne ajută foarte mult, deoarece un client care optează pentru un PC sau laptop Refurbished este foarte încântat să descopere că poate să își licențieze sistemul la un preț care să fie potrivit cu cel al produsului pe care l-a achiziționat. Licențele Windows 10 Refurbished sunt dedicat exclusiv echipamentelor refurbished și se potrivesc de minune cu acestea. Noi ne dorim ca oamenii să își dea seama că are o mulțime de avantaje în a avea un PC cu licență de Windows, mai ales că licențierea îți oferă un grad mult mai ridicat de securitate impotriva amenințărilor cibernetice.

Aveți magazine în Cluj-Napoca, București și Iași. Există vreun plan de extindere a rețelei?

Avem 3 locații și pentru moment ne concentrăm 100% din munca noastră înspre ele. În plus, distribuim produse către partenerii noștri la nivel național. Intenționăm să ne extindem către Republica Moldova. Momentan colaborăm acolo cu firme locale.

Ați fost prezenți la TIFF 17 în acest an cu echipamente VR. Cât de importantă este pentru voi vizibilitatea la nivel de evenimente care au alt profil?

Suntem prezenți la multe evenimente în cursul anului și pe toate le privim cu același drag. Este important pentru noi să sprijinim comunitatea și pe cei care se ocupă de componenta socio-culturală, deoarece într-o societate care funcționează corect suntem cu toții fericiți. Vizibilitatea vine adițional. Suntem parteneri TIFF de mulți ani, nu doar de anul trecut. La fel și Untold. TIFF este festivalul nostru de suflet și o să fim alături de ei și în anii următori.

Ce sfaturi aveți pentru cei care vor să-și achiziționeze echipamente IT?

Să apeleze mereu la profesioniști. Este foarte important ca în momentul în care hotărăști să îți achiziționezi un sistem sau poate un monitor sau orice altă componentă, să întrebi. Este foarte ușor să îți achiziționezi un sistem care nu face față cerințelor tale sau din contră este prea puternic și costisitor. De aceea este bine să întrebi specific un specialist, pentru a putea să găsești ce este mai bun pentru tine.

 Ce contează? Prețul sau calitatea?

Răspunsul este ambele, și prețul și calitatea. Încercăm mereu să găsim un echilibru între acestea. Piața de IT refurbished permite ca mereu să prezinți clienților echipamente foarte performante la prețuri imbatabile. Putem da oricând ca exemplu zona de laptopuri, unde un laptop refurbished, folosit poate mai mai puțin de jumătate de an poate să fie cumpărat la cu 50% mai ieftin comparativ cu unul nou, fără a face însă a renunța la calitate.

În ce măsură țineți cont de feedbackul clienților și cum modifică acesta viitoarele voastre acțiuni?

Relația client-business este în opțiunea noastră una din cele mai importante componente ale unei afaceri. Am învățat în timp că nu putem să fim pe placul tuturor, dar ne concentrăm eforturile în a ne îmbunătăți constant și ascultăm activ ceea ce ne transmit clienții.

Madd Electronics Group este membru al asociației ECO TIC. Cum anume influențează acest lucru politica companiei și ce direcții sunt pentru viitor?

ECO TIC înseamnă reciclare, iar reciclarea este viitorul, pentru că zilnic, ca planetă, produce cantități impresionante de deșeuri, care dacă nu le reciclăm la un punct o să ne sufoce. În industria IT găsim multe materiale reciclabile, plastic, metal și altele, iar noi prin intermediul acestui program suntem parte activă într-un bine mai mare decât noi toți.

Care sunt trendurile pentru piața IT din 2019?

Tendințele ne arată că viitorul ne preconizează o conectare tot mai accelerată cu tehnologia. Putem să definim trendul central prin două cuvinte, mobilitate și performanță. Toată lumea își dorește un device cât mai performant, dar pe care poate să îl poarte oriunde. Nu este de neglijat în 2019 nici nișa entuziaștilor IT, a celor ce își doresc cele mai puternice tehnologii de pe piață sau a celor pasionați de jocuri pe calculator.